章程之各部门

发布:熙敬书院 2017年07月17日 点击:

  熙敬书院自治会是熙敬书院为了更好执行书院职能所建立的体系,由熙敬书院一般成员根据《熙敬书院章程》组建并运行的。 熙敬书院自治会分为两大部分:四大部门,正副主席。

  熙敬书院自治会任期为一年。

  熙敬书院自治会的任何成员都有权提出辞职,辞职需在自治会例会上阐述原因,并在议事会上向全体书院成员公示。

  1. 四大部门

  四大部门将分管书院绝大多数内部事务,各部门为独立部门,没有归属关系。

  四大部门分别为财务部、管理部、宣传部、生活部。 四大部门中各部门成员为一名部长、一名副部长和根据部门具体需求招募的若干部员。部员指部分常设项目组中属于该部门的人员。

  财政部部长和副部长、宣传部部长和副部长、管理部部长和副部长、生活部部长和副部长为自治会成员。

  2. 财务部职能

  2.1. 采购

  当熙敬书院项目组需要采购物品时,可向书院财务部采购员提出采购需求。

  根据学校要求,书院需要有明确的采购员。

  2.2. 财政管理

  财政管理包括但不限于:规划并公布财政预算和财政决算。

  财政预算应以学年为周期规划,应在9月份开学后第二次议事会上公布。

  财政预算在保证固定支出的情况下留有足够的备用资金。

  财政决算应以学段为周期统计,应在每学段结束后第一次议事会公布。

  财政决算须详细记录书院收支,不得弄虚作假。

  书院财政制度详见附录6(《熙敬书院财务章程》)

  3. 管理部职能

  3.1. 积分与行学分统计管理

  书院工作积分的统计制度详见附录3(《书院工作积分统计制度》)。

  管理部部长负责主持书院中积分与行学分的统计工作,可根据需要自行成立专门的常设项目组。

  3.2. 项目组监管

  管理部负责管理书院一切项目组的运行。其职能有审核项目组的预案,监督项目组良好的运行。并在合理情况下予以驳回或终止,或接受项目组提出的仲裁。

  

  4. 宣传部职能

  4.1. 为熙敬书院项目组制作宣传材料

  当熙敬书院项目组需要宣传材料时,宣传部应当在力所能及的范围内提供帮助与支持。如:四大赛事制作海报、宣传片、纪录片;招新项目组制作海报、宣传片,撰写文章等。

  4.2. 负责公众号运营宣传部应负责公众号的日常运营,包括但不限于:发布议事会记录;推送宣传资料;推送书院公示的资料等。

  4.3. 编撰《熙敬书院史》

  宣传部应成立项目组,负责编撰《熙敬书院史》。

  5. 生活部职能

  5.1. 负责熙敬书院活动室值日

  熙敬书院活动室值日项目组负责人应来自生活部。

  生活部应当总结值日中发现的问题并及时向所有人熙敬书院一般成员指出。

  卫生相关的要求、安排、监督、 管理详见附录4(书活卫生常设项目组策划案)。

  5.2. 管理熙敬书院活动室的家具与布局

  生活部应设立管理书院活动室的项目组,负责书院活动室的装修;家具的增减、布局和维修等事务。

  5.3. 集体活动策划与组织

  生活部应有一名负责人负责策划与组织以熙敬书院为名义进行的集体活动,或者提议熙敬书院成员担任某项目组负责人。

  活动可包括娱乐、学习、交流等一切合理的内容。该负责人可以根据自己需求自行组建相关策划组以协助工作,具体形式参照本章程中熙敬书院项目组部分。

  6. 四大部门的部长和三位副部长的任期都为一年。

   7. 四大部门所设的常设项目组招新

  四大部门所设的常设项目组招新在入学教育期间必须启动,其余时间的招新事务由负责该常设项目组的部门自行决定。

  8. 主席、副主席

  8.1. 主席职能

  熙敬书院主席代表熙敬书院形象,需随时维护自己作为熙敬书院形象代表的身份。

  主席应出席书院联席会议、代表书院出席学校的相关活动。

  熙敬书院主席可为熙敬书院规划未来发展,并在民主的基础上将任务分配到书院内四大部门处。

  主席有义务在书院形象受损时负责公关工作。

  熙敬书院主席应主持与书院有关的相关活动。

  8.2. 副主席职能、职务

  熙敬书院副主席协助主席工作。

  熙敬书院副主席受主席的委托,可以代替主席履行部分主席的职能。

  8.3. 主席、副主席缺位处理

  熙敬书院主席由于某些原因暂时无法行使主席职权,由副主席暂时代为实行直至主席能进行正常地履行责任为止。

  同理,副主席暂时无法履行职权时,从自治会内部选举出一名代理副主席履行其职务直至副主席能正常地履行责任。

  熙敬书院主席缺位时,由副主席继任主席职位。

  熙敬书院副主席缺位时,从熙敬书院所有一般成员中选举出一名同学担任副主席。