明德书院预算申请流程

发布:明德书院 2015年11月06日 点击:

  • 预算申请流程
  • 向明德书院财务部提交《明德书院财务部预算申请表》(附一),申请表中需填写清晰明确的购物明细。
  • 《明德书院财务部预算申请表》须自行打印,且打印费不在可报销范围之内。
  • 明德书院财务部将于一周内审批,若通过则会及时将申请提交给书院指导教师,并会在学校正式下发资金后,在一名财务部外的自治会成员监督下将预算资金交给申请者。审批遵循“先来后到”原则。
  • 审批须由明德书院财务部两人同时签字方可生效。
  • 用于购买长期使用物品的经费,需由相关部门购买,并在申请时附上处理方案,购买部门拥有该物品管理权和使用权,并且承担使用责任。
  • 若申请未通过审批,可在获知审批结果当周内再次提交申请,同一项目申请次数不得超过三次。
  • 如申请的经费超过了250元,则需在议事会内部进行商讨。
  • 申请人领取到经费后,双方应在《明德书院财务部预算申请表》相应位置签字。
  • 经费使用完毕后应向明德书院财务部提供发票或其他用以证明消费的有效凭证如有结余应于两周之内上交明德书院财务部(如两周后学段结束,则须在学段末前上交)如有超支并需要报销则需进行额外的报销申请。
  • 发票或其他用以证明消费的有效凭证背面须有消费人与一名证明人的亲笔签名,以证明发票属实,发票以及其他用以证明消费的有效凭证方可生效签字二人将承担部分责任。
  • 若提交发票为有效凭证,同时须提交发票明细表(附三),详见“9. 发票明细表使用规则”。
  • 如无法提供发票或其他用以证明消费的有效凭证则须全部返还申请到的经费。

注:自20159月份开始,书院所有向学校申请的经费都必须包含在预算之内,预算的项目由学校统一采购,并且一定注意不要自己垫付,在有申请资金想法的时候来找财务部的任意一人,向我们说明情况。之后我们会从学校那里要来支票,需要付款的同学直接使用学校的支票付款即可。

重要事项重申一遍:不要自己垫付!!!

  1. 报销审批流程
  2. 向明德书院财务部提交《明德书院财务部报销申请表》(附二),以及发票或其他用以证明消费的有效凭证。若提供发票为有效凭证,申请表中需填写细致明确的发票明细。
  3. 《明德书院财务部报销申请表》须自行打印,且打印费不在可报销范围之内。
  4. 明德书院财务部将于一周内审批,若通过则会及时将申请提交给书院指导教师,并会在学校正式下发资金后,在一名财务部外的自治会成员监督下将预算资金交给申请者。审批遵循“先来后到”原则。
  5. 审批须明德书院财务部两人同时签字方可生效。
  6. 若申请未通过审批,可在获知审批结果当周内再次提交申请,同一项目的申请不能超过三次。
  7. 如申请的经费超过了250元,则需在议事会内部进行商讨。
  8. 申请人领取到经费后,双方应在《明德书院财务部报销申请表》相应位置签字。
  9. 发票或其他用以证明消费的有效凭证背面须有消费人与一名证明人的亲笔签名,以证明发票属实,发票以及其他用以证明消费的有效凭证方可生效。签字二人将承担部分责任
  10. 当接受申请的财务部成员确认发票有效时,也需签名
  11. 如果申请报销的是超出原预算的物品,则报销申请的经费金额不能超过相应申请经费的30%。
  12. 审批原则
  13. 申请人须为相关部门的财务负责人,整个部门的财务事务均需该负责人与财务部交涉,财务部不受理该部门其他人员的申请。财务部成员不得自行向财务部申请经费。
  14. 所申请的经费需全部用于书院的公共事务与物品,私人事务与物品不予通过。若需报销聚餐费用,需在议事会上讨论报销程度;若需报销服装费用,当该服装只能在书院活动时使用时,则报销费用的80%,当该服装在平时生活中也能使用时,则报销费用的30%(需报销的服装属于哪种情况由财务部成员裁定)。
  15. 所申请的经费需要有效凭证来证明,除收据和发票之外的凭证不算有效,发票的单位须填写北京大学附属中学。若无有效凭证的申请不予通过。
  16. 财务部可根据当时书院的财务情况全部或部分通过符合上述条件的申请。当四大赛事项目组所申请经费总计不超过1000元时,则聚餐与服装的花销可以全部报销。
  17. 发票明细表使用规则
    1. 下载并打印《明德书院财务部发票明细表》。
    2. 《明德书院财务部发票明细表》须自行打印,且打印费不在可报销范围之内。
    3. 申请人须将发票给予编号,如:01、02、03……,个位数字须在数字前加0,写于发票的左上角。
    4. 《明德书院财务部发票明细表》每一条目须由明德书院财务部的一人与申请人双方签字方可生效。
    5. 如《明德书院财务部发票明细表》中某一发票只有申请人一方的签字,且发票遗失,则签字的申请人一方承担全部责任,须退还该发票的所有经费。
    6. 如《明德书院财务部发票明细表》中某一发票只有明德书院财务部一方的签字或有明德书院财务部与申请人双方的签字,且发票遗失,则该发票有效,且明德书院财务部承担全部责任,由明德书院财务部签字的一方承担该发票的所有费用。
  18. 议事会商讨流程

由经费申请人对申请进行介绍,时限为1分钟,而后明德书院全体同学对给申请进行投票(申请人视为弃权),若不少于1/2(含1/2)的投票人数同意则该申请通过。投票流程与议事会投票流程相同。

  1. 有下列情况之一者,由明德书院财务部给予警告,情况严重者剥夺其申请经费的权利。

以下情况明德书院财务部将给予警告,警告超过3次(含3次)则剥夺其申请经费的权利1个月:

  1. 实际消费比预算超30%以上;
  2. 申请的经费超出实际消费的40%以上;
  3. 未能提供或其他用以证明消费的有效凭证但全部返还了申请到的经费。

以下情况明德书院财务部将永久剥夺其申请经费的权利:

  1. 未能提供或其他用以证明消费的有效凭证并且未全部返还申请到的经费;
  2. 擅自挪用或私用明德书院财务部的经费。
  3. 规章制度修改流程

有修改需求的同学需向财务部提出申请或建议,若该提议得到财务部认可,则由财务部向自治会上交修改规章制度的动议。在书院议事会上详细介绍,由议事会投票决定是否通过,半数以上即通过。

  • 其他

本制度于公元2014年第一学段起生效。

本制度最终解释权归于明德书院自治会。

附:北大附中书院财务报销管理注意事项

一、发票规范

  • 报销各项费用必须提供真实合法的原始凭证,取得原始凭证时注意辨别真假,虚假的原始凭证不能作为报销凭据。
  • 报销发票必须要盖有税务局的监制章开票单位的发票专用章
  • 发票上的付款单位须是北京大学附属中学
  • 发票内容尽量避免如办公用品、生活用品、食品等不清晰的大类别。须写明具体真实的所购产品名称、单价及数量
  • 不允许使用收据、快递单等替代发票。

二、其他注意事项

  • 若发票票头所显示地域非北京市(如“广东省地方税收通用发票”),则需提供网络版购物订单详情页面完整打印版;页面须清晰显示交易信息,如所购物品名称,实付款额,单价,收货地址等,打印出页面下方显示当前网址,方可报销。不接受手机版截图打印。
  • 报销餐费的发票背后须写明参与人员及负责人。报销额度人均30至50元,不得超过限额。
  • 报销办公用品、生活用品、食品等需要附小票或明细,显示具体所购产品名称、单价及数量,附件应正规,信息完整,若为手写则需盖章。
  • 对于开销较大的项目组策划审核通过后,先与对方公司沟通确认可以接受支票,之后根据活动预算向书院指导教师申请支票,支票7天内有效,20天内将发票补齐即可。
  • 单张交易额超过1000元的发票将以支票形式直接将具体金额转至开发票的企业,请同学们提前与商家沟通做好预备方案,以免造成损失。(如宜家可以办理押金支付手续)
  • 发票不可拆分不可连号同一订单只能开具一张发票
  • 发票上金额应与提供订单信息保持一致,包括单价和数量,否则无法报销,网购时需提醒商家不要为了凑整多开或抹零
  • 发票应及时报销,当年发票尽量当年报销,过时不候。
  • 预算制度:对于财务支出有完善的预算系统,并严格执行。
  • 外请专家、讲座类,需提前与成长辅导处申请,由成长辅导处填写附中劳务报表。

三、发票的粘贴

  • 粘贴的发票需是符合上述规范并被财务部认可的发票。
  • 财务部门规定了粘贴发票的底单的大小,所以同学们可以直接到成长辅导处粘贴发票。

合理合法的发票是保障学校财务廉洁公正的第一步,因此学校的财务部门对发票的要求十分严格。这是我们依据经验总结的内部文件,几乎每一条都是因为出现过状况,所以知道必须要注意的。当出现上面没有提及情况的特殊发票时,也需要提交给学校财务部门进行进一步判断。因此特别提醒大家,出现大额交易之前,要先跟财务部门沟通好相关要求,避免出现无法报销的发票(><),给大家带来损失

此文件只做方便大家报销的参考之用。如果出现争议,以学校财务部门的判断作为标准。

北大附中明德书院财务部